Der Urlaubsplaner für Schichtsysteme

Die Einrichtung der gesamten Urlaubs- und Schichtplandatei erfolgt in 3 Schritten!

1. Urlaubsplandatei downloaden und entpacken
2. Urlaubsplandatei einrichten und Vorgaben festlegen
3. Schichtplan einrichten

Die Bedienung des Urlaubsplaners ist weitgehend selbsterklärend. Bei der erstmaligen Anwendung bestimmter Funktionen werden entsprechende Hinweistexte mit Tipps und weiteren Informationen ausgegeben. Alle Bedienfunktionen können über einen Klick mit der rechten Maustaste im Urlaubs- und im Schichtplaner erreicht werden.

1. Urlaubsplandatei downloaden und entpacken

In wenigen Minuten zum einsatzfähigem Urlaubsplan!
Lade dir den Urlaubsplaner herunter und speichere ihn in deinem Dokumente-Ordner (dort wird er später beim Bearbeiten auch gespeichert). Da der Urlaubsplaner als ZIP-Datei gedownloaded wird, musst du ihn anschließend noch entpacken. Nutze dazu ein ZIP-Programm oder die Entpack-Funktion aus Windows 7 (Rechtsklick auf die Zipdatei).

Wichtig! Nach dem Entpacken den Schreibschutz aus der Datei entfernen: Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf die entpackte Urlaubsplaner-Datei und entferne das Häkchen bei 'Attribute' > Schreibgeschützt.

Öffne nun die entpackte Datei mit Microsoft® Excel™ 2010. Je nach Einstellung der Makro-Sicherheit in Excel wirst du eine Sicherheitswarnung erhalten. Diese Sicherheitswarnung erhälst du auch, wenn du später den Dateinamen deines Urlaubsplaners änderst. Excel 'merkt' sich, für welche Dateien Inhalte aktiviert wurden.

Aktiviere die Inhalte, damit der Urlaubsplan funktioniert:

2. Urlaubsplandatei einrichten und Vorgaben festlegen

Nachdem du 'Inhalt aktivieren' angeklickt hast, wird dir nun die Tabelle 'Start' angezeigt. Fülle die Felder 'Jahr' und 'Name' aus. Anschließend trage die ersten 28 Arbeitstage des Jahres in dem der Urlaubsplaner starten soll, ein. Trage lediglich Arbeitstage ein, aber keine Feiertage (1. Januar), Urlaubs,- Frei,- oder Krankentage. Diese 28 Tage (01. bis 28. Januar!) legen den gesamten Arbeits- bzw. Schichtrhythmus für die nächsten Jahre fest! Urlaub, Frei usw. trägst du anschließend in dem jeweiligen Urlaubsplaner direkt ein! Hier geht es also nur darum deine regulären Arbeitstage zu erfassen.

Im nebenstehenden Beispiel wird im 2-2-3-Schichtsystem gearbeitet. 2 Tage Frühschicht, 2 Tage Mittagschicht, 3 Tage Nachtschicht, danach 2 Tage Frei. An Frei-Tagen wird nichts eingetragen. Wer nur im Frühdienst arbeitet, trägt von Montags bis Freitags ein 'f' ein und lässt die Wochenden leer.

Bitte beachte: Bei Schichtarbeitern muss sich das Schichtsystem (also ein kompletter Block) alle 28 Kalendertage wiederholen, damit der Urlaubsplan korrekt funktioniert.

Klicke anschließend auf 'Übernehmen' damit dein erster Urlaubsplan erstellt wird.

WICHTIG: Am unteren Ende, deines neu erstellten Urlaubsplaners, mußt du für jedes Jahr die dir zustehenden Urlaubstage eintragen (gelbes Feld)! Falls sich bei der Einrichtung des Urlaubsplaners Fehler eingeschlichen haben (falsches Start-Jahr, falscher Schichtzyklus, usw), kann man den Urlaubsplaner in den Grundzustand zurücksetzen (Tabelle 'Tipps' » Schaltfläche 'Reset', am unteren Ende der Tabelle).

Alle Funktionen des Urlaubs- und Schichtplaners erreichst du über die rechte Maustaste!

Klicke mit der rechten Maustaste in den Urlaubs- oder Schichtplan um deine ersten Urlaubstage einzutragen! Gespeichert wird der Urlaubsplaner über den Button 'S' oben rechts oder über die Tastatur-Kombination 'Strg' + 'S'. Wichtig: Beim Speichern wird automatisch im Ordner 'C:\temp' eine Backup-Datei erstellt (Dateiname: Backup_'Name der Datei'.xlsm, nur unter MS Windows). Sollte der Ordner (C:\temp) noch nicht vorhanden sein, wird er erstellt.
Bedienung des Urlaubsplaners

Urlaubstage eintragen:

Markiere in der Zeile 'U, F, K-Tage' die Tage, an denen du Urlaubs verbringst. Klicke anschließend in die markierten Zelle/n mit der rechten Maustaste und klicke anschließend auf den grünen Button 'U'. Mit Krankentagen oder den von dir selbst eingegebenen Tagen (S1 und S2 sind änderbar) verfährst du genauso. Am unteren Ende des Urlaubsplaners musst du deine dir zustehenden U- und F-Tage eintragen. Klicke auf das Bild für weitere Info's:
Anspruch an Urlaubstagen

Memo's eintragen:

Memo's können in allen Zellen eingetragen werden innerhalb des Urlaubs- oder Schichtplaner, ausgenommen sind die Zeilen in denen die Arbeitstage/Schichten angezeigt werden. Klicke mit der rechten Maustaste in die betreffende Zelle und gib anschließend dein Memo ein. Es empfiehlt sich zum Beispiel auch an Geburtstagen (blaue Zellen) den oder die Namen des Geburtstagskindes einzutragen, denn diese Memo's werden in die nächsten Jahre automatisch übernommen und bleiben erhalten!

Urlaubsplaner sperren

Neugierige Kollegen am Arbeitsplatz? Du kannst den Urlaubsplaner vor unbefugter Nutzung oder Einsicht sperren, in dem du oben auf den Schmetterling klickst. Wenn du noch kein Passwort eingerichtet hast, wirst du dazu aufgefordert. Dieses Passwort gilt dann für die Schnellsperre UND zum späteren Öffnen der Datei! Merke es dir also gut. Nach einem Klick auf den Schmetterling wird der Urlaubs- und Schichtplaner zuerst minimiert (in die Taskleiste) und anschließend gesperrt. Solange kein Passwort vergeben wurde, kann die Schnellsperre nicht verwendet werden und die Datei wird ungeschützt gespeichert! Wurde ein Passwort vergeben, dann wird der Urlaubsplaner auch beim Schließen der Datei automatisch gesperrt.
Urlaubsplaner -Schnellsperre
Der gesperrte Urlaubsplan fordert zum Einloggen auf...
Urlaubsplaner gesperrt

Der fertige Urlaubsplan mit den ersten Eintragungen. Zum Vergrößern und für weitere Info's klicke auf das Bild.
Urlaubsplaner eingerichtet

3. Schichtplan einrichten

Den Schichtplaner einzurichten ist ein Kinderspiel ;) Klicke mit der rechten Maustaste in den soeben erstellten URLAUBsplan. Daraufhin öffnent sich das Dialogfenstser in dem du alle Einstellungen und Eintragungen für den Urlaubsplan vornehmen kannst.

Aktiviere unten die Option 'Die Schichten von 2012 (hier nur ein Beispiel) in den Schichtplaner übernehmen'. Warte bis der Vorgang beendet wurde und eine entsprechende Meldung erscheint. Fertig.

Möchtest du einen Schichtplan für das nächste Jahr erstellen?
Dann erstelle zuerst einen neuen Urlaubsplan für das nächste Jahr: Klicke wieder mit der rechten Maustaste in den gerade erstellten Urlaubsplan und klicke im nun öffnenden Dialogfenster auf 'Neu...'. Wenn der neue Urlaubsplan erstellt wurde überträgst du die Schichten aus dem neuen Jahr in den Schichtplaner, in dem du wieder die Option 'Die Schichten von xxxx in den Schichtplaner übernehmen' aktivierst und auf 'Übernehmen' klickst.

Der fertige Schichtplan mit den ersten Eintragungen. Zum Vergrößern klicke auf das Bild.
Schichtplaner eingerichtet

urlaubsplaner.tomsturm.de
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